Меню

Как получить компенсацию за использование своего автомобиля в личных целях

| Публикации | 3 | Время чтения: 3 мин.

Из-за пандемии новой коронавирусной инфекции COVID-19 всё больше усиливается значение мобильности в сфере предпринимательства. Нередко компании используют транспортные средства для перевозки габаритных грузов, доставки продуктов и многого другого. Для этого они привлекают сотрудников с личными транспортными средствами. Каким образом фирма может получить доступ к имуществу работников на законных основаниях? На что обратить внимание? Какой способ более выгодный?

В этой статье мы расскажем про особенности оформления правоотношений такого характера.

Содержание статьи:

1. Выплата компенсаций за использование автомобиля

2. Владение автомобилем по доверенности

3. Аренда автомобиля

4. Возмещение стоимости ГСМ

1. Выплата компенсаций за использование автомобиля

Для начала обратимся к ст. 188 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), в которой установлено, что работнику выплачивается компенсация при использовании личного транспортного средства в интересах и с ведома работодателя. Размер данной компенсации должен определяться соглашением в письменной форме. Обычно сумма выплат указывается в трудовом договоре. Однако важно принимать во внимание тот факт, что чем больше выплаты, тем выше налог для обеих сторон.

Важнейшую роль здесь играет письменное оформление. Размер и факт назначения компенсации отражаются в приказе руководителя фирмы. А работник обязан предоставить копию техпаспорта. Также следует понимать, что за то время, пока сотрудник не работал, например, находился на больничном или в отпуске, компенсацию выплачивать нельзя.

Компенсационные выплаты не подлежат обложению подоходным налогом в соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ.

2. Владение автомобилем по доверенности

Всем известно, что управлять транспортным средством можно по доверенности, но в данной ситуации есть пара нюансов.

Так, в письмах Министерства финансов от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228 и от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 указано, что только компенсации за личное имущество освобождаются от НДФЛ.

Более того, Трудовым кодексом РФ не предусмотрено возмещение расходов сотрудника за имущество, которое ему не принадлежит. Также в письме от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 финансовое ведомство разъясняет, что автомобиль или мотоцикл, за использование которого сотрудник получает компенсационную выплату, должен быть его собственностью.

Исходя из этого можно сделать вывод о том, что пользование автомобилем по доверенности в интересах организации имеет ряд отрицательных аспектов, которые препятствуют выплате компенсации за транспортное средство из налоговых расходов.

3. Аренда автомобиля

Использование транспорта сотрудника можно оформить в соответствии со ст. 642 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ), т. е. путём заключения договора аренды. Такой способ нужен для того, чтобы компания могла учитывать компенсационные выплаты при расчёте налогооблагаемой базы.

Конечно, при составлении этого договора следует руководствоваться общими положениями об аренде, однако не стоит забывать об особенностях данного вида договора.

К нему не применяются правило о праве арендатора на заключение договора на новый срок преимущественно перед другими лицами и правило о его возобновлении на неопределённый срок. Эти положения прописаны в ст. 621 ГК РФ.

При наличии желания арендатора продолжить правоотношения советуем направлять письмо арендодателю о желании заключить договор на новый срок за некоторое время до истечения старого.

Итак, заключая договор аренды, работник обязуется передать свой автомобиль в пользование организации, а она, в свою очередь ежемесячно выплачивать арендную плату. Согласно ст. 264 и 346.16 Налогового кодекса РФ эта сумма учитывается в налоговых расходах.

Однако, для собственника транспортного средства рента является доходом, а значит облагается НДФЛ. С этим возможно справиться, прописав в договоре аренды увеличение цены на 13/87, дабы покрыть появляющиеся при выплате НДФЛ издержки. Впрочем, не стоит увлекаться, повышая стоимость аренды по сравнению со среднерыночной.


4. Возмещение стоимости ГСМ

Отдельно стоит обратить внимание на оплату стоимости бензина. Так, согласно письму Минфина от 31.01.2013 № 03-11-11/38 в ежемесячную компенсацию уже включена оплата ГСМ, текущий ремонт и техобслуживание. Это означает, что выиграть на стоимости израсходованного бензина не удастся.

Важно помнить, что в случае оформления правоотношений способом компенсации за использование личного автомобиля суммы компенсации расходов на приобретение ГСМ не подлежат обложению подоходным налогом и страховыми взносами.

В данной ситуации на помощь приходит договор аренды. В нём надо лишь прописать дополнительное возмещение затрат на ГСМ. Таким образом, работник будет освобождён от НДФЛ. Сложилась практика учитывания компанией стоимости израсходованного горючего в налоговых расходах. Это доказывают и определения Высшего Арбитражного Суда РФ, и постановления Федеральных арбитражных судов РФ разных лет.

Не стоит забывать и о путевых листах, чеках, накладных. Они служат средствами подтверждения наличия факта служебной поездки и оплаты сопутствующих расходов, а работники могут рассчитывать на компенсационные выплаты.


Чтобы скачать Образец договора аренды автомобиля без экипажа, перейдите по ссылке.